No Excel, pode usar a formatação condicional para reorganizar o conteúdo da célula como desejar. Por exemplo, é possível colorir células de código de cores ou substituir números por texto. Nesta dica prática, vamos apresentar-lhe algumas das possibilidades que tem com esta ferramenta.
Formatação condicional Excel: Usar escala de 2 e 3 cores
Formatação condicional em Excel permite colorir células de código para obter rapidamente uma visão geral dos valores. Uma possibilidade é a escala de 2 e 3 cores, onde os valores individuais são exibidos como um gradiente de cor.
- Seleccionar um intervalo na folha de cálculo Excel e clicar em “Formatação condicional” e “Nova regra…” em “Iniciar”.
- Para o tipo de regra “Formate todas as células com base nos seus valores”, seleccione “escala de 2 cores” como estilo de formato.
- Para o tipo, seleccionar “Valor mais baixo” para o mínimo e “Valor mais alto” para o máximo.
- Mudar as cores predefinidas, se desejado, e terminar com “OK”.
- Para uma escala de 3 cores, determinar a formatação para o valor médio.
Representação gráfica: Através de barras ou conjuntos de símbolos
Para obter uma visão geral dos números introduzidos, também pode utilizar barras para formatação e assim criar uma espécie de diagrama.
- Selecione o item “Barras de dados” na entrada “Formatação condicional” depois de selecionar as células.
-
Pode agora seleccionar um dos modelos. Se quiser mais opções, clique em “Mais regras”. Na nova janela pode então personalizar coisas como o preenchimento a cores ou a moldura.
- A exibição usando conjuntos de símbolos também é feita rapidamente. Para o fazer, clicar em “Symbol sets” em “Conditional formatting” (Formatação condicional).
- Aqui também, pode escolher entre um dos modelos ou ajustar a formatação via “Regras adicionais”.
Células privadas com valor específico
Além das representações gráficas, também se podem destacar células com valor específico. Por exemplo, todos os números abaixo do valor 1.000 podem ser marcados com a cor vermelha.
- Seleccionar o intervalo na tabela e clicar em “Regras para destacar células” na “Formatação condicional”.
- Seleccionar o item “Menor do que” e introduzir um valor desejado como “1,000”. Neste menu, contudo, também pode fazer outras regras como “Greater than” ou “Between” para destacar.
- Usando o menu pendente à direita, pode definir a cor com que as células correspondentes devem ser realçadas. Confirme a sua selecção com “OK”.
- Clique “OK” duas vezes para criar a regra
Números de exibição como texto
Se tiver textos predefinidos que ocorrem repetidamente, pode também utilizar a formatação condicional para poupar tempo e evitar erros de digitação.
- Seleccionar a área na folha Excel à qual a formatação deve ser aplicada e criar uma nova regra através de “Formatação condicional”.
- Clique em “Formatar apenas células que contenham” no topo de “Seleccionar tipo de regra”.
- Seleccionar “Igual” ao lado de “Valor da célula” na descrição da regra e introduzir um valor a ser substituído à direita da mesma. Por exemplo, o número 1.
- Na barra lateral esquerda clique em “Custom”.
- Na caixa de texto sob a entrada “Tipo:”, introduza o texto para substituir o número na célula. Clique em “OK” duas vezes para completar tudo.
- Se introduzir agora o número 1 numa célula que esteja no seu intervalo definido, o texto que introduziu aparecerá em vez disso. Da mesma forma, pode definir outros textos para outros números.
- Seleccionar a área da tabela à qual a formatação deve ser aplicada e criar uma nova regra. Para “Select rule type”, seleccione o item “Use formula to determine cells to be formatted”.
- Agora introduza a fórmula desejada. No nosso exemplo: “=A1☻TODAY()”.
- Clique no botão “Formatar…” e seleccione vermelho como cor na nova janela.
- Confirmar clicando duas vezes em “OK”.
Fórmula para determinar as células a serem formatadas
Pode também usar a formatação condicional para formatar qualquer valor ao qual se aplique uma fórmula em particular. Neste exemplo, todos os dados do Excel que ainda estão no futuro estão marcados a vermelho.
