Plánování služební cesty: Jak se správně zorganizovat

Pokud si chcete naplánovat služební cestu, je dobré mít několik záchytných bodů, abyste na nic nezapomněli. Koneckonců je třeba myslet na několik věcí, jako je rezervace letenek a zajištění někoho, kdo by zastoupil pracovníka mimo kancelář.

Plánování služební cesty: nejdůležitější pokyny

Jakmile si naplánujete rámcový termín, je plánování cesty poměrně snadné.

• Příčina: Abyste mohli plánovat, potřebujete nejprve příčinu cesty.

• Obchodní partneři: Zjistěte, které obchodní partnery je třeba v rámci procesu kontaktovat a kdo z vašich zaměstnanců je pro cestu nejvhodnější.

• Destinace: Zde je dobré zvolit centrální místo, které je snadno dostupné pro všechny zúčastněné. Pokud je třeba něco vyjasnit na místě v zahraničí, mělo by se to stát cílem cesty.

• Travel period: Nastavení období cesty. Obvykle je to založeno na tom, jak jsou obchodní partneři k dispozici.

• Doprava: V závislosti na cílové destinaci je třeba rozhodnout, zda lze cestu uskutečnit autem, nebo zda je lepší zvolit vlak, autobus či letadlo.

• Zastupování: Mnoho pracovních míst by nemělo být v nepřítomnosti neobsazeno. Proto musí být na toto místo vybrán náhradník.

Další kroky plánování

Poté, co si sami určíte rámcové údaje, následuje další plánování.

• Rezervace: Proveďte rezervaci dopravních prostředků a ubytování, a pokud se o to obchodní partner nepostará, i rezervaci zasedacích místností.
• Pojištění: Zajistěte, aby byli všichni zaměstnanci krytí.
• Vstupní dokumenty: Včas si zažádejte o vstupní dokumenty, například o vízum, a mějte na paměti, že mimo Evropu budete pravděpodobně potřebovat obchodní vízum. Další podmínky vstupu najdete na internetových stránkách německého ministerstva zahraničí. Kromě toho můžete potřebovat certifikát A1, abyste mohli po dobu služební cesty bez problémů pracovat v zahraničí.
• Obchodní dokumenty: Protože chcete něco prezentovat obchodnímu partnerovi, je třeba je sestavit a vzít s sebou.
• Zavazadla: Každý si je musí zabalit sám, je však dobré si napsat kontrolní seznam.
• Check-in: V žádném případě na to nesmíte zapomenout, protože jinak vám na letišti mohou vzniknout dodatečné náklady.