Planear uma viagem de negócios: Como organizar-se adequadamente

Se quiser planear uma viagem de negócios, é bom ter alguns pontos de referência para que nada seja esquecido. Afinal, é preciso pensar em algumas coisas, tais como reservar voos e ter alguém para cobrir o correio fora da cidade.

Planeamento de uma viagem de negócios: os indicadores mais importantes

Após ter planeado as datas gerais, é bastante fácil de planear a viagem.

• Causa: Para poder planear, precisa primeiro de uma causa para a viagem.

• Parceiros de negócios: descubra quais os parceiros de negócios que precisam de ser contactados no processo e qual dos seus empregados é mais adequado para a viagem.

• Destino: Uma localização central de fácil acesso para todos os envolvidos é uma boa ideia aqui. Se algo tiver de ser esclarecido no local no estrangeiro, este deve tornar-se o destino de viagem.
• Período de viagem: estabelecer um período de viagem. Isto é normalmente baseado na forma como os parceiros comerciais estão disponíveis.

• Transporte: Dependendo do destino, deve ser decidido se a viagem pode ser feita de carro, ou se comboio, autocarro ou avião são melhores opções.

• Substituição: muitos postos não devem ser desocupados na ausência. Por conseguinte, deve ser seleccionado um substituto para o post.

Outras etapas de planeamento

Após ter determinado os dados de enquadramento para si próprio, realiza-se um maior planeamento.

• Livros: Fazer as reservas para os meios de transporte, bem como para o alojamento e, se o parceiro de negócios não se encarregar disso, para as salas de reunião.
• Seguros: Assegurar que todo o pessoal está coberto.
• Documentos de entrada: Solicite atempadamente documentos de entrada, tais como vistos, tendo em conta que provavelmente precisará de um visto de negócios fora da Europa. Outros requisitos de entrada podem ser encontrados no website do Ministério dos Negócios Estrangeiros alemão. Além disso, poderá necessitar de um certificado A1 para poder trabalhar no estrangeiro sem problemas durante a duração da viagem de negócios.
• Documentos comerciais: Uma vez que pretende apresentar algo ao parceiro comercial, estes devem ser compilados e levados consigo.
• Bagagem: cabe a cada pessoa embalar por si, no entanto é uma boa ideia escrever uma lista de verificação.
• Check-in: Isto não deve ser esquecido em nenhuma circunstância, pois de outra forma podem ser incorridos custos adicionais no aeroporto.