Planifier un voyage d’affaires : comment s’organiser correctement ?

Si vous souhaitez planifier un voyage d’affaires, il est bon d’avoir quelques points de repère pour ne rien oublier. Il faut en effet penser à certaines choses, comme la réservation des billets d’avion et le fait que quelqu’un remplace le poste absent.

Planifier un voyage d’affaires : les points de repère les plus importants

Lorsque vous avez planifié les données générales, il est assez facile de planifier le voyage.

• Cause : Pour pouvoir planifier, il faut d’abord une cause pour le voyage.

• Partenaires commerciaux : déterminez quels partenaires commerciaux doivent être contactés et lequel de vos collaborateurs est le plus approprié pour le voyage.

• Destination : il est préférable de choisir un lieu central facilement accessible pour toutes les personnes concernées. Si quelque chose doit être clarifié sur place à l’étranger, cela devrait être la destination du voyage.
• Période de voyage : déterminez une période de voyage. Celle-ci est généralement basée sur la disponibilité des partenaires commerciaux.

• Transport : selon la destination, il faut décider si le voyage peut se faire en voiture ou si le train, le bus ou l’avion sont plus adaptés.

• Remplacement : de nombreux postes ne devraient pas être vacants en cas d’absence. En conséquence, il faut choisir un remplaçant pour ce poste

Autres étapes de planification

Lorsque vous avez défini les données générales, la planification se poursuit.

• Enregistrements : Effectuez les réservations pour les moyens de transport, les hébergements et, si le partenaire ne s’en charge pas, pour les salles de réunion.
• Assurances : Assurez-vous que tous les collaborateurs sont couverts par une assurance.
• Documents d’entrée : Demandez à temps les documents d’entrée, comme le visa, en tenant compte du fait qu’en dehors de l’Europe, vous aurez probablement besoin d’un visa d’affaires. Vous trouverez d’autres conditions d’entrée sur le site du ministère des Affaires étrangères. En outre, vous aurez peut-être besoin d’un certificat A1 pour pouvoir travailler sans problème à l’étranger pendant la durée de votre mission.
• Documents d’affaires : comme vous souhaitez présenter quelque chose à votre partenaire commercial, il faut les rassembler et les emporter avec vous.
• Bagages : Chacun doit préparer ses bagages pour lui-même, mais il est judicieux de rédiger une liste de contrôle.
• Check-in : il ne faut en aucun cas l’oublier, sinon il peut y avoir des frais supplémentaires à l’aéroport.