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Google ドライブなどのクラウドサービスの大きな利点の一つは、ドキュメントやその他のファイルを共同で編集できることです。Google ドキュメントでは、共同作業を迅速かつ簡単に実現できるのが便利です。
Google ドキュメントでの共同作業のためにユーザーを設定する
Google ドキュメントでドキュメントを共同編集するには、すべてのメンバーが Google ドライブのアカウントを持っていると便利です。ただし、これは必須ではありません。
- まず、他のメンバーと共同編集したいドキュメントを開きます。
- メニューバーの「ファイル」をクリックし、プルダウンメニューから「共有」を選択します。
- 表示されるダイアログボックスに、そのドキュメントを共同編集できる相手のメールアドレスを入力します。
- もちろん、ドキュメントへのアクセス権を制限することも可能です。「編集可能」という完全なアクセス権の他に、「コメント可能」および「閲覧可能」というオプションも利用できます。
- 最後に「送信」をクリックすれば、すぐにドキュメントを共同編集できるようになります。
Googleドキュメントの共同編集
複数のユーザーと共同でドキュメントを編集する場合、誰がいつどのような変更を加えたかを追跡することも可能です。
- 各ユーザーには固有の色が割り当てられているため、誰が現在何をしているか、あるいは何をしたかを一目で確認できます。
- 各ユーザーに関する情報が記載された色のブロックは、Google ドキュメントの右上に表示されています。
- 他の編集者と直接連絡を取りたい場合は、該当する色のブロックをクリックしてメッセージを送信することで連絡できます。
- 「ファイル」メニューをクリックし、「編集履歴を表示」を選択すると、全体像をより広く把握できます。
