Excel : créer et imprimer des étiquettes – c’est aussi simple que ça.

Avec Microsoft Excel, vous pouvez créer et imprimer des étiquettes. Nous vous montrons ici, à titre d’exemple, comment préparer des étiquettes d’adresse pour l’impression.

Impression d’étiquettes : alimenter Excel avec des données d’étiquettes

Avant de commencer à créer vos étiquettes, vous avez d’abord besoin d’un tableau dans lequel sont enregistrées toutes les informations que vous souhaitez imprimer.

• Ouvrez Microsoft Excel et créez un nouveau document.
• Dans la première ligne du tableau, inscrivez les titres des différentes colonnes. Dans l’exemple, nous nommons les champs : prénom, nom, rue, numéro de maison, etc.
• Entrez maintenant ligne par ligne les informations de chaque enregistrement dans votre table.
• Enregistrez le tableau et fermez Excel.

Préparer des étiquettes pour Excel dans Word

Pour créer maintenant des étiquettes à partir des enregistrements de votre tableau Excel, utilisez la fonction de publipostage dans Word.

• • Ouvrez Word et sélectionnez l’onglet « Envois ».
• • Cliquez à l’extrême gauche sur « Étiquettes » et dans la boîte de dialogue « Enveloppes et étiquettes » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Options ».
  •  Dans le menu déroulant sous « Fournisseur d’étiquettes », sélectionnez le fabricant de vos planches d’étiquettes et, dans la liste en dessous, le numéro d’étiquette correspondant. Vous trouverez ces informations sur l’emballage des étiquettes vierges et, en règle générale, au dos de chaque feuille d’étiquettes. Confirmez votre choix en cliquant sur « OK ».
• • De retour dans la boîte de dialogue « Enveloppes et étiquettes », cliquez maintenant sur le bouton « Nouveau document » pour créer un modèle de document avec les dimensions d’étiquettes sélectionnées.
• • Dans votre nouveau document, sélectionnez à nouveau l’onglet « Envois », cliquez sur « Sélectionner les destinataires » et dans le menu déroulant sur « Sélectionner une liste existante » pour ouvrir votre feuille de calcul Excel avec les enregistrements.
• • Sélectionnez ensuite dans la liste la feuille de calcul sur laquelle se trouvent les enregistrements concernés. Assurez-vous que la case « La première série de données contient des en-têtes de colonne » est cochée et cliquez sur « OK ».
• • Cliquez sur le champ « Insérer un champ de publipostage » et Word ouvre une liste dans laquelle vous retrouvez vos en-têtes de colonne du tableau. Ajoutez toutes les données nécessaires par un double-clic et cliquez sur « Fermer ».
• • Maintenant, organisez sur la première étiquette les champs que vous avez insérés. Dans notre exemple, nous mettons un espace entre le prénom et le nom et un paragraphe devant le code postal.
• • Dès que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur le petit symbole de « mise à jour des étiquettes » dans la zone « Écrire et insérer des champs ». Word reprend maintenant les champs de données pour toutes les étiquettes de la page.
• • En cliquant sur le bouton « Aperçu des résultats », vous pouvez vérifier chaque étiquette avant de l’imprimer.
• • Cliquez sur le bouton « Terminer et fusionner » et dans le menu déroulant sur « Imprimer les documents ».
• • Confirmez dans la boîte de dialogue que vous souhaitez imprimer tous les enregistrements en cliquant sur « OK ».
• Insérez les feuilles d’étiquettes vierges dans votre imprimante et cliquez sur « OK ».